每个企业都有相应的合理化建议表格。表格由各部门负责人转交给公司负责合理化建议的部门。各部门负责人可以立刻在自己的职权范围内采纳合理化建议，同时提出合理化建议应该得到多高奖赏的建议。负责合理化建议的部门审查建议方案并且同主管人员开始实施建议，同时确定相应的奖赏数额。基点是大约年节约费用的30％至50％作为提出合理化建议员工的一次性奖赏。这种奖金可以发给工作人员个人，也可以发给提出建议的整个工作小组。

专门成立了负责合理化建议部门的原因是因为许多建议是针对其它某个部门的工作的，也因为不少负责人把要在本部门实施的合理化建议当成是对他们本人工作能力和工作效率的批评，有时还进行压制。这些负责人认为他们应该自己提出这些建议，现有不足在此之前没有克服是他们的过错；他们担心自己的领导认为他们没有能力或没有积极性。这种对批评的恐惧会导致压制见解和建议。

人们不仅在德国，而且在日本、美国和其它国家都经常察觉到这种行为方式。为此，有的企业把组织提建议的任务交给负责人。负责人要引导他的工作人员提出更多的合理化建议。有些企业在负责人部下提出许多合理化建议的情况下甚至还奖赏负责人。

负责人还为组织提建议接受特别的培训。人们还开发了一个被称为“质量小组”的方法：工作小组成员定期碰头，目的是考虑改进工作，讨论时间大约半小时。这些碰头会现在也在工作时间之外召开。只有在特殊情况下讨论超过半个小时。