参加研讨会的企业家人数必须限制在大约35人以内，以确保进行有效的讨论。其中私营企业家及其经理应该至少占百分之八十。如报名的人数超过35名，则挑选规模和行业最适合研讨会内容的企业参加。我们不赞成根据“脸儿熟”或者“名额”等选择参加人。

日程安排应该完整、详细和一目了然。便于与会者全面了解研讨会的活动安排，提前做出必要的准备。上下午至少各安排一次会间休息，供与会者联系和处理一些紧要的事宜，为确保研讨会期间关闭手机创造条件（见中国非公企业市场营销实用研讨会日程安排）。

研讨会使用的所有会议室应尽可能在打开窗户的情况下也不受各种噪音的影响。主会议室必须能够变暗（有窗帘或百叶窗），以便能使用投影仪工作。须借助多孔插座和延长电缆为各种仪器设备提供充足的电源。应注意参加者的视线不能受到柱子或其它障碍物的影响。除主会议室外，还应有2-3个小会议室供小组讨论和其它研讨会活动使用。如果不能做到这一点，则主会议室座椅必须能够分成几组。

桌椅摆放因形式不同而不同（见桌椅摆放图）。