第一次接待客人时应有一至二人在办公楼门口等候，其中一位应为主谈人（多为经理）。寒暄不必太长，简短握手，互报姓名后即可引导客人进入会谈室。

第一次会谈应尽可能在小范围内进行，企业的参加人数应与客人相同，此外还有翻译参加。如果只有一、二个客人，会谈也可在主谈人办公室进行，这样的会谈应是非正式的，主要为了使客人熟悉，便于互相简单认识。第一次会谈可以限制在半小时内。