做一个访问计划，传真给客人进行协商。如果客人需要，可以帮助建议或者预定饭店，把企业或项目尽可能详细的介绍资料准备在投影仪的胶片上或写在黑板上，其中还应有中国市场情况介绍，及时搞清会谈中客人是否需要特殊的仪器或材料，如投影仪。