英文或者中英文的公司简介和产品资料应该随手可得，这些资料应该可以短期内通过邮寄或者传真发送给国外的感兴趣者。设计这些文字资料也应该像公司信笺一样：它可以使人对企业产生重要印象，在公司简介中尤其应注意英文质量（在印刷之前尽可能请一位外国人或者我们办事处审阅）。

公司简介应为彩色，印刷质量应很好，经过复印或者传真后仍然清晰，所以建议只采用对比鲜明的照片，字迹不应过小。公司简介可以为折页，作为复印件尽可能不超过两页DIN A4纸张。

公司地址和电话，传真应清晰完整地写在简介的结尾处。在电话和传真号码中不应忘记中国和地区代号，如（+86 234）1234 5678。地址应为完整的拼音文字。地址无论如何都不应翻译成英文，这样可以保证中国邮局以正常速度分发国外信件。

简介内容应客观实际，不应有过多的主观内容。对商务事宜，产品种类，特别是企业成绩的介绍应短小精悍。对国际质量标准和生产的高效率作适当的陈述是有益的。此外还应对企业当前的经济状况，职工人数和成立时间有一粗略介绍。大型企业应每年更新公司介绍。

产品介绍资料可以简单设计，印刷或者复印，它首先是为产品专家考虑的，因此每次变动都要立即更新资料内容，应包括该行业中所有的产品技术细则。如果为出口产品，以国际贸易术语解释通则为准还应包括出口供货期限和供货条件，有可能再标出参考价格。